Formularios de CPL en Automático

1/ Comenzaremos con la importación de la plantilla que te puedes descargar gratis, aquí te explicamos como impórtala fácilmente.

2/ Una vez importada si no hemos establecido una conexión antes al Sheet, deberás seguir los siguientes pasos. Ver cómo conectar Google Sheet a Integromat. Si ya lo tienes continua con los siguientes pasos.

3/ Aparecerán 4 módulos, 2 de Google Sheet en modo “Search Rows” y “Add a Row”, uno de Gravity Forms en modo “Watch Entries” y otro de Gmail en modo “Send an email”. Como se ve en la siguiente ilustración.

4/ Hacemos clic en el primer módulo llamado “Gravity Forms” y lo primero que hacemos es conectar nuestro formulario, hacemos clic en el “Add” del campo Connection, Ahí saldrán 4 campos “Connection name”, “Host url”, “Consumer Key”, “Consumer Secret”. 

5/ En el primer campo “Connection name”, ponemos el nombre que vamos a darle a la conexión de Gravity (recuerdo que esta conexión solamente vincula un sitio web y con ello se puede manipular todos sus formularios que existen este sitio)

6/ En “Host URL”, introducimos la dirección URL del dominio o sitio web padre, por ejemplo: https://midominio.com

7/ En Consumer Key, introducimos la Consumer Key que hemos creado en nuestro Gravity, en la zona de Formularios→Ajustes→ REST API,  tal y como se puede ver en la siguiente imagen.

8/ En Consumer Secret, Introducimos la clave que nos ha generado el Gravity al realizar los pasos anteriormente explicados en el apartado de “Consumer Key”

*NOTA: Para que no de error la conexión hay que tener creado al menos un formulario.

9/ Después de la configuración, elegimos el formulario y el número de entradas máximas que queremos que nos proporcione.

El formulario de ejemplo tiene esta vista:

10/ En el módulo número 2, llamado “Google Sheets” de tipo Search Rows, elegimos la conexión de Drive y Google Sheet (mirar en blog como se configura), elegimos el “SpreadSheet” y la hoja, por último aplicamos un filtro, en mi caso lo he hecho con localidad y el sector. Esta hoja es donde tenemos al personal que realiza el servicio o sea los subcontratados. Mi hoja tenía este formato→ 4 columnas como las que aparecen en la imagen.

11/ La lógica que existe, es la siguiente, el usuario rellena los campos del formulario y con el módulo de Search Rows se hace un filtrado por Localidad y Sector, para ello hay que poner en “add AND rule” la parte del filtro, esto quiere decir que se debe de cumplir ambas cosas para que funcione, osea si me entra un Usuario que pide un servicio de Fontanería en Barcelona, puedo ofrecerle el Servicio, si me pidiese un servicio de Fontanería en Córdoba, no podría ofrecerle dicho servicio.

12/ Ahora vamos a rellenar la hoja de Gogle Sheet que tenemos para los clientes, que en mi caso le he dado este formato, con 6 columnas. Las cuales se van rellenando de forma automática con los datos importados del formulario y de la hoja de Google Sheet donde tengo a las empresas que realizan los servicios.

13/ Para realizarlo hacemos clic en el modulo “Añadir datos a formulario CPL al Google Sheet”, aquí seleccionamos la conexion nuestra de Google, el modo lo dejamos en “Select spreadsheet and sheet”, elegimos el Spreadsheet que hemos creado para alojar los datos de nuestros usuarios y la hoja. Ahora establecemos los campos que vamos a rellenar, en mi caso como tenía 6 columnas la última es la que relleno con los datos que he filtrado desde el google sheet de donde tengo a las empresas que me realizan los servicios. 

14/ Por último vamos a configurar el módulo de “Send an email”, aquí es la última parte donde ya enviamos a la empresa que nos realiza el servicio el email con los datos del usuario que nos ha rellenado el formulario.

Las variables de color naranja son las que pertenecen al módulo de Gravity, y las verdes a las que pertenecen a los de Google Sheet, en el campo “To” le digo que envíe el correo electrónico a la empresa de servicio, como recordaras esta información la recojo en el primer módulo “Search Rows”. Después relleno el Contenido dandole un formato con las variables que he ido generando en los distintos módulos. Recuerdo la etiqueta “<br>”, es un salto de línea. 

15/ Para concluir os pondré como se quedaría un email de ejemplo.

Resumiendo, espero que os haya gustado esta plantilla que os ofrecemos en CloverClick, lo primero porque cuando se automatiza y se hace bien, se gana mucho tiempo y lo segundo que te ahorras mucho dinero y posibles fallos porque el día a día. Tiene muchos inputs y se nos puede escapar cosas, de esta forma haciendo las tareas automatizadas, seguro que no hay fallo.

Esta plantilla es válida para cualquier empresa que derive trabajo tanto subcontratado como de forma interna y tenga distintas áreas dentro de la misma. Ya es cuestión de jugar con la creatividad. 

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