¿No te acuerdas de cuando es la fecha límite de un sprint? ¿Tienes tantas tareas que hacer que no recuerdas, cuál es la fecha de entrega?
Con esta plantilla, podrás configurar esos recordatorios para que lleguen a tu correo electrónico Gmail, sin necesidad de tener que mirar o tener que activar otra aplicación ajena a Notion.
Requisitos previos a la integración:
- Cuenta activa de Integromat. (Ir Integromat).
- Tener API de Notion habilitada para Integromat (Como configurar API)
- Cuenta de Gmail activada en Integromat.
1/ Comenzaremos con la importación de la plantilla que te puedes descargar gratis, aquí te explicamos como impórtala fácilmente.
1/ Una vez importado tendremos 3 módulos, dos de ellos de Notion y otro de Gmail.
2/ En el primer módulo de Notion nombrado como “watch database ítems”, en la zona superior en “Connection” hacemos clic en “Add” y seleccionamos la cuenta de Notion, previamente configurada como se explica en este link. Añadimos el ID de nuestra base de datos, el ID de nuestra base de datos se explica en el blog.
3/ La base de datos de ejemplo, tiene los siguientes campos que son de ejemplo, es a criterio y necesidad particular el cambiar dichos campos.
Aunque para esta tarea solo hace falta, tener rellenos de forma obligatoria, Responsable 1, Responsable 2, Supervisor (de ahí se extraerán las direcciones de correo electrónico para enviar), el campo Fecha de entrega, campo Proyecto que es un tipo relation con el proyecto que está asociado esta tarea.
4/ Ahora aplicaremos un filtro por fecha y en el “campo Hecho” que este sin el check, ya que si tuviera el check significaría que la tarea está hecha.
5/ Ahora en el módulo número 2, lo único que hacemos es extraer los datos del proyecto con el que está relacionado la tarea para después enviarlo por correo electrónico.
6/ Por último, enviará el email a aquellas tareas de la base de datos en Notion, que estén a 1 día de cumplir su plazo máximo de entrega. El formato que se le da al correo es a gusto del consumidor este es un ejemplo:
La configuración es la que se puede ver en las imágenes anteriores, donde se envía el mensaje a los responsables tanto al 1 como al 2, de copia se le envía al Supervisor y el formato tanto del asunto como del cuerpo del mensaje es el que se ha visto anteriormente, repito todo esto es a gusto y necesidad del usuario que configura la plantilla.
Para concluir me gustaría recordar, que actualmente Notion es la navaja suiza de las aplicaciones tanto utilizada a título personal para poder coordinar un evento puntual como puede ser un cumpleaños, como la gestión íntegra de cualquier mediana y pequeña empresa. Con este tipo de automatizaciones, ahorraremos tiempo en comprobar si se nos olvidó o cuánto tiempo nos queda para entregar alguna tarea.
Más plantillas gratis que te pueden interesar:
¿Quieres Personalizar tu Plantilla de Automatización?
Hacemos plantillas de automatización a medidas, cuéntanos que necesitas y nos pondremos en contacto para ver la mejor solución.
